fbpx

Instruirea personalului în utilizarea unui software pentru agențiile de turism

Oamenii cred că odată ce au cumpărat un software pentru agențiile de turism, toate problemele lor vor dispărea ca prin minune. Această presupunere este greșită, deoarece este nevoie de oameni care să utilizeze acel software pentru a face treaba să meargă. Dacă alegi sistemul corect pentru afacerea ta, acești oameni ar trebui să lucreze mai repede și mai ușor.

Un lucru foarte important pe care îl neglijează de cele mai multe ori majoritatea clienților noștri este acela că oamenii trebuie să învețe să folosească software-ul. Acesta este un pas crucial. Când urmărești prezentări, când folosești diferite demo-uri, îți faci o idee despre cum funcționează acel software. Când folosești manualul de utilizare, ai posibilitatea de a vedea ce acțiune inițiază fiecare buton.

Procesul de instruire este un proces prin care trebuie să treci alături de un membru al echipei tale ce deține deja suficiente informații despre software și care să fie acolo să îi ajute pe toți colegii în aplicarea proceselor afacerii tale la software.

De ce este nevoie de instruire pentru software-ul pentru agențiile de turism

Ai cumpărat un software nou pentru agenția ta. Ai urmărit demo-ul, ai citit sau urmărit tutorialele, ai manualul de utilizare în față și ești gata.

Însă, nu e chiar așa. Ai în față o rezervare mai complexă, cu 4 produse al căror furnizor diferă și, dintr-o dată, toată ușurința în utilizare și simplitatea software-ului au dispărut.

În acel moment, încerci să faci tu ceva, pe cont propriu și ajungi într-unul dintre cele trei scenarii prezentate mai jos:

  • suni din două în două minute pentru a cere asistență, făcând astfel chiar și sarcinile ușoare să dureze o veșnicie
  • găsești singur soluții care funcționează doar pe jumătate, care duc la configurarea incorectă a sistemului
  • renunți la software și te întorci la vechile tale foi de calcul din Excel

Cel puțin unul dintre angajații tăi are nevoie de instruire din partea firmei care deține software-ul, astfel încât să-l poată explica mai departe colegilor!

Punctele cheie ale instruirii sunt:

  • aplicarea proceselor tale de afaceri actuale la software
  • înțelegerea modului în care trebuie utilizat noul software
  • înțelegerea modului în care va funcționa noul software în situațiile de zi cu zi
  • înțelegerea modului în care noul software îți va aduce beneficiile dorite

După ce ajungi să stăpânești aceste patru puncte cheie, poți începe să folosești software-ul pe cont propriu, bineînțeles, bazându-te în continuare pe tutoriale și pe manualul de utilizare, acestea netrebuind să fie ignorate.

Procesul de pre-instruire

Instruirea este un proces care necesită timp. Din propria noastră experiență, îți spunem că omul/oamenii care urmează să fie instruiți ar trebui întotdeauna să se pregătească dinainte pentru training. Acesta este un pas crucial, adesea omis de agențiile de turism. Permite-le angajaților tăi să aibă o oră de pregătire pentru sesiunea de instruire.

În timpul acestei pregătiri, angajații ar trebui să se concentreze pe următoarele lucruri:

  • Definirea sarcinilor pe care le au. Prioritizare. Definirea celor mai comune sarcini și a celor care le consumă cel mai mult din timp.
  • Definirea sarcinilor pe care nu le pot duce la bun sfârșit cu ajutorul software-ului actual, în cazul în care instruirea se face în vederea schimbării software-ului.
  • Definirea rezultatelor dorite (de ce rapoarte au nevoie, ce informații doresc să fie afișate).
  • Definirea cazurilor de utilizare: care sunt comune și care sunt excepțiile care au loc odată la o mie de cazuri, fiind necesar să se concentreze pe cele importante.

Pune întrebări

Persoana care face trainingul nu are de unde să știe chiar toate lucrurile pe care le faci tu. Cel mai probabil, firma care ți-a vândut software-ul s-a interesat de afacerea ta, atât înaintea cât și în timpul procesului de vânzare, știind astfel de ce ai nevoie.

Însă, există întotdeauna și particularități. Așadar, pregătește întrebările la care ai vrea să afli răspunsurile. Dacă este posibil, trimite-le către firma de software în prealabil, pentru ca aceasta să aibă timp să se pregătească. În plus, în timpul prezentării, nu ezita să pui întrebări.

Dacă o întrebare are legătură cu subiectul în cauză, adreseaz-o imediat. Dacă nu, noteaz-o pentru mai târziu. Este posibil ca subiectul ce ține de întrebarea ta să fie atins mai târziu. Bineînțeles, dacă pui întrebarea imediat, ți se va răspunde. Cel mai important este să nu eziți când vine vorba despre întrebările și nelămuririle tale.

Procesul de post-instruire

În urma instruirii, este foarte important “să îți faci temele”, cu cât mai aproape de terminarea training-ului, cu atât mai bine. Creierul uman uită repede și sunt șanse mai mari ca acesta să își amintească mai bine lucrurile pe care le-ai repetat.

Dacă ai avut o sesiune de instruire cu cineva care ți-a explicat cum să faci ceva, cel mai bine este să încerci să faci acel lucru imediat. Asta te va ajuta să îți aduci aminte mai bine ce s-a discutat în sesiunea respectivă și să îți pregătești întrebările.

Acest pas este unul crucial, fiind considerat de companii ca fiind mai puțin important decât munca de zi cu zi. Cu toate acestea, odată trecut cu vederea, va încetini procesul de implementare al noului software în companie.

Sesiunile de instruire – constante, dar separate

Creierul uman este o unealtă puternică, însă are moduri standard de funcționare. Acesta trebuie să deprindă noi abilități încet, dar în mod continuu. Dobândirea lentă și constantă de noi cunoștințe și exersarea constantă formează o rețetă de succes.

Asta se aplică și în cazul în care înveți să folosești un nou software. De obicei, sugestia de a avea mai multe sesiuni mai scurte și de a atinge diferite subiecte în fiecare sesiune va veni chiar din partea instructorilor. Ascultă-le sfatul, aceasta este modalitatea prin care tu și angajații tăi veți obține cele mai bune rezultate din aceste sesiuni.

Cu toate acestea, și mai important este “să îți faci temele“. Dacă tocmai ai avut o sesiune despre adăugarea unui circuit, de exemplu, folosește timpul alocat post-instruirii pentru a introduce în sistem un circuit. Încearcă să urmezi întocmai pașii prezentați în timpul sesiunii, însă folosindu-te de propriile exemple de care te lovești în fiecare zi. Este foarte important să urmărești tutorialele video, este posibil ca unele informații pe care le cuprinde să te ajute să îți amintești lucruri pe care le-ai văzut în timpul training-ului.

Notează-ți întrebările și trimite-le instructorului. Nu uita, cu cât este mai exactă întrebarea cu atât îi va fi mai ușor instructorului să înțeleagă anvergura și sursa problemei. Așadar, nu te sfii să adresezi întrebări detaliate. Totodată, screenshot-urile ajută foarte mult.

Concluzie

Cel mai important țel al training-ului este acela de a aplica procesele tale de afaceri la software. Dacă nu depui timp și efort pentru asta, poți ajunge să îți adaptezi procesele de afaceri la software, sau, chiar mai rău, să renunți de tot la acesta.

Într-adevăr, training-ul necesită timp. Este nevoie de timp pentru organizare, este nevoie de timp pentru pregătire și pentru perfecționare. Cu toate acestea, vorbim despre un proces de învățare, și dacă tu nu îl iei în serios, este posibil să nu reușești să folosești noul software pe care tocmai l-ai cumpărat.

Manualele și tutorialele te pot ajuta. Cu toate acestea, nu sunt de ajuns. Ai nevoie de o persoană care să se concentreze pe problemele și procesele specifice afacerii tale – acesta este un lucru pe care manualele de instrucțiuni nu ți-l pot oferi. De asemenea, ai nevoie de o persoană care să îți arate modul în care a fost făcut software-ul să se potrivească cu afacerea ta, pentru ca în timp să beneficiezi în totalitate de funcționalitățile acestuia. Ai nevoie de o abordare individuală, la urma urmei, agenția ta este unică.

Pe scurt: Training-ul este obligatoriu, însă merită!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Solicită DEMO

Luați legătura cu noi pentru a solicita o prezentare!

Accept termenii și condițiile
Sunt de acord cu politica de confidențialitate